Guide de TAGO

1. Premiers pas

Sur l'écran d'Accueil, la carte Premiers pas liste les cinq gestes qui rendent TAGO utile : remplir le profil de l'entreprise, ajouter un client, créer un premier document, scanner un premier reçu, et configurer une sauvegarde. Chaque étape ouvre le bon écran et se coche d'elle-même une fois faite.

Mettre votre nom, votre logo et vos numéros de taxes sur les factures

⋮ › Profil de l'entreprise. Ce qui est inscrit ici apparaît sur chaque soumission et facture : nom, coordonnées, adresse, numéros de TPS, de TVQ, de NEQ et de licence RBQ, et logo.

Vos instructions de paiement (adresse Interac, à l'ordre de qui faire le chèque, dépôt direct), l'échéance par défaut, la numérotation et l'apparence du PDF se règlent dans ⋮ › Factures et PDF.

2. Où trouver quoi

Quatre onglets en bas de l'écran : Accueil, Revenus, Dépenses et Pointage. Tout le reste est dans le menu ⋮, en trois groupes :

3. Factures et paiements

D'une soumission à la facture

Dans Revenus, touchez Nouveau document et créez une soumission. Quand le client l'accepte, ouvrez-la et touchez Marquer accepté : vous pourrez alors en créer la facture, sans rien retaper.

Envoyer une facture

Ouvrez le document : Aperçu PDF montre ce que le client recevra, et Envoyer par courriel passe par l'application de courriel du téléphone. Pour envoyer directement depuis TAGO, branchez votre propre compte Brevo (gratuit) dans ⋮ › Factures et PDF ; un écran d'aide explique comment obtenir la clé, et le bouton Envoyer directement apparaît alors.

Inscrire un paiement, même partiel

Ouvrez la facture et touchez Inscrire un paiement. Chaque versement garde sa date, son mode de paiement et son propre reçu PDF ; le solde dû se met à jour.

Relancer un client en retard

Une facture échue passe au statut « en retard ». Ouvrez-la et touchez Relancer : le rappel part avec le solde dû.

Corriger une facture déjà envoyée

Une facture émise ne se modifie plus : c'est la règle, pour que votre registre reste fiable. Ouvrez-la, touchez Plus d'actions, puis Émettre la note de crédit. Les taxes sont ajustées d'elles-mêmes.

Refaire la même facture chaque mois

Ouvrez la facture du mois dernier, Plus d'actions › Dupliquer, puis ajustez la date et les lignes.

Un revenu sans facture (plateforme, comptant)

Dans Revenus, ouvrez Revenus sans facture et ajoutez le montant reçu. Il compte dans vos totaux et dans le fichier du comptable comme un revenu facturé.

Envoyer un état de compte

⋮ › Clients, ouvrez la fiche du client : l'état de compte montre ce qu'il vous doit à ce jour. Vous pouvez aussi en envoyer à plusieurs clients d'un coup.

Ne plus retaper vos services

Enregistrez-les une fois dans ⋮ › Produits et services, puis choisissez-les dans le catalogue en remplissant une facture.

4. Reçus et dépenses

Scanner un reçu

Sur l'Accueil, touchez Scanner un reçu. TAGO lit le commerce, la date et les montants sur l'appareil ; vérifiez-les avant d'enregistrer. Si TAGO soupçonne un doublon, il vous le dit avant.

Ajouter une facture reçue par courriel (PDF)

Dans votre application de courriel ou de fichiers, utilisez Partager et choisissez TAGO. Vous pouvez partager plusieurs photos ou PDF à la fois.

Vous avez perdu le reçu

Dans Dépenses, touchez Ajouter sans pièce et inscrivez la dépense à la main.

Une dépense en partie personnelle

Pour un cellulaire ou un véhicule qui sert aussi au personnel, indiquez la part d'affaires (en %) dans la dépense : seule cette part sera comptée.

5. Pointage par zone

Créer une zone de travail

Dans Pointage, passez à la vue Zones et ajoutez une zone : placez-la sur la carte et ajustez son rayon. Vous pourrez ensuite pointer d'un geste dans la vue Suivi.

Pointer automatiquement à l'arrivée

⋮ › Pointage automatique. C'est désactivé par défaut ; TAGO vous demande votre consentement, puis Android vous demande la permission de localisation. La position est traitée sur le téléphone et n'est pas transmise.

Le pointage automatique ne s'est pas déclenché

Les causes habituelles : localisation éteinte, économiseur de batterie qui endort TAGO, ou zone trop petite. Vérifiez que la détection est bien activée dans ⋮ › Pointage automatique, et qu'Android permet à TAGO d'accéder à la position en tout temps. Une séance manquée se corrige à la main dans Suivi.

Facturer vos heures pointées

Depuis une séance, touchez Facturer : les heures du client sur la période s'ajoutent à une facture. Une séance déjà facturée ne revient pas une deuxième fois.

6. Kilométrage

Dans Pointage, la vue Trajets tient un carnet par véhicule : trajets d'affaires, et relevé du compteur au 1^er janvier et au 31 décembre avec photo. C'est gratuit et sans limite.

TAGO suggère des trajets à partir de vos zones pointées. Rien n'est ajouté tout seul : chaque trajet attend votre confirmation.

Mesurer un trajet par GPS (Pro)

Touchez Mesurer un trajet (GPS). TAGO peut aussi vous le proposer quand le téléphone détecte que vous roulez ; sans votre toucher, rien n'est mesuré. Seul le total des kilomètres est gardé, jamais le tracé.

7. Pour le comptable

⋮ › Pour mon comptable prépare ce qu'on vous demande en fin d'année ou de trimestre :

• un classeur Excel (sommaire en formules, revenus, dépenses) ;
• les photos et PDF des reçus de la période dans un ZIP ;
• l'archive de l'année, lisible sans TAGO.

Les taxes à remettre et les retenues estimées (impôt, RRQ, RQAP) se calculent depuis l'Accueil. Les taux de l'année se consultent et se modifient dans ⋮ › Fiscalité.

8. Sauvegarde et nouveau téléphone

Sauvegarder vos données

⋮ › Sauvegarde. Choisissez d'abord une phrase secrète et notez-la ailleurs : elle chiffre le fichier. Ensuite, sous Sauvegarde locale, Choisir un dossier (idéalement un dossier synchronisé hors du téléphone), puis Sauvegarder maintenant. La Sauvegarde automatique refait la sauvegarde à intervalle régulier, et la Sauvegarde infonuagique en dépose une copie chiffrée dans votre propre Google Drive.

Vérifier une sauvegarde

Vérifier un fichier contrôle qu'une sauvegarde est intacte et se restaurerait, sans rien écraser sur le téléphone.

Changer de téléphone

1. Sur l'ancien téléphone, faites une sauvegarde à jour.
2. Installez TAGO sur le nouveau, puis ⋮ › Sauvegarde › Restaurer depuis un fichier (ou Voir mes sauvegardes en ligne si elle est sur Google Drive) et entrez votre phrase secrète.
3. Refaites ensuite trois choses qui ne voyagent pas dans le fichier : votre achat Pro (Restaurer mes achats), votre clé Brevo, et le dossier de la sauvegarde automatique.

Vous avez oublié la phrase secrète

Personne ne peut ouvrir une sauvegarde sans sa phrase, pas même nous : c'est ce qui la protège. Si l'app est encore installée, choisissez une nouvelle phrase et faites tout de suite une nouvelle sauvegarde.

9. TAGO Pro

Le palier gratuit garde jusqu'à 10 fiches client, 25 documents et 25 reçus. TAGO Pro, un achat unique de 34,99 $ dans ⋮ › TAGO Pro, retire ces limites et ajoute la mesure des trajets par GPS, ainsi que la proposition d'un trajet quand le téléphone détecte que vous roulez. Sur un nouveau téléphone, Restaurer mes achats le récupère avec le même compte Google.

10. Questions fréquentes